Qu’est qu’un BDE ?

Salut les étudiants ! Vous vous demandez sûrement en quoi consiste un BDE. ZE TRIP est là pour tout vous expliquer ! Le BDE, ou Bureau des Élèves, est bien plus qu’un simple sigle ; c’est le cœur battant de la vie étudiante dans votre école. En tant qu’agence spécialisée dans l’événementiel étudiant, on sait à quel point un BDE bien organisé peut transformer l’année scolaire de nombreux étudiants. Dans cet article nous vous donnons tous les éléments pour comprendre le monde des associations étudiantes ?

Définition et rôles du BDE

Le sigle BDE signifie « Bureau des Élèves ». C’est un terme que vous entendrez souvent dès le début de votre parcours dans l’enseignement supérieur. Ce nom est synonyme de convivialité, d’intégration et de fun. Chaque BDE se distingue par un nom et un logo unique. C’est en construisant une identité forte que cette association se démarque et contribue à la vie de son école. 

Les rôles

Un bureau des étudiants est généralement composé de plusieurs membres élus par les étudiants de l’école ou de l’université. Ces membres se répartissent les différentes responsabilités afin de veiller au bon déroulement des missions du BDE. Lorsque l’équipe est formée, il faut déclarer l’association auprès de la préfecture. En faisant cela la préfecture lui délivre des statuts confirmant la création officielle de cette association.

Voici les postes clés au sein d’un BDE :

• Président : Responsable principal de l’association, il ou elle coordonne l’équipe et représente le BDE auprès de l’administration et des partenaires externes. Il est également responsable aux yeux de la loi de ce qui engage l’association ; qu’il s’agisse des contrats ou des étudiants qui participent aux événements. 
• Vice-président : Assiste le président et peut le remplacer en cas d’absence. Il ou elle prend en charge certaines missions spécifiques.
• Trésorier : Gère le budget, les finances, et veille à la bonne santé financière de l’association.
• Secrétaire : S’occupe de la communication interne et externe, rédige les comptes-rendus de réunions, et assure la bonne organisation administrative.
• Responsable événementiel : Planifie et organise les événements, soirées, week-end d’intégration (WEI), week-end de désintégration.
• Responsable communication : Gère la présence du BDE sur les réseaux sociaux, crée les supports de communication, et assure la promotion des événements.

Les missions et les objectifs

Le principal objectif du BDE est de créer du lien entre les étudiants et de rendre leur quotidien plus rythmé. Pour cela, le bureau organise une variété d’activités et d’événements, tels que :

• Soirées étudiantes : Des soirées à thème, des fêtes sur le campus, ou des événements en boîte de nuit pour permettre aux étudiants de se rencontrer et de s’amuser.
• Week-ends d’intégration (WEI) et de désintégration (WED) : Un week-end dédié à l’accueil des nouveaux étudiants pour favoriser leur intégration dans l’école ou l’université. Et un week-end pour le départ des anciens élèves. 
• Partenariats locaux : Avantages et réductions négociés avec des entreprises locales pour les étudiants de leur école. 
• Activités sportives et culturelles : Tournois sportifs, sorties culturelles, ateliers artistiques, etc.
• Projets de solidarité : Actions de bénévolat, collectes de fonds, et initiatives solidaires pour aider des causes locales ou internationales.

Le BDE joue également un rôle crucial dans la communication entre les étudiants et l’administration de l’établissement. Il peut recueillir les préoccupations des étudiants et les transmettre à l’administration, tout en travaillant à améliorer les conditions de vie et d’étude au sein de l’établissement.

Pourquoi intégrer un BDE ?

Créer ou rejoindre un BDE c’est prendre part à une aventure unique. Cette expérience vous donne l’occasion de développer des qualités personnelles et professionnelles qui vous serviront toute votre vie.

• Développer ses compétences : Être membre d’une association étudiante permet de développer des compétences telles que la gestion de projet, la communication, le leadership, et la résolution de problèmes.
• Enrichir son réseau : Travailler au sein d’une association étudiante offre des opportunités de rencontrer des étudiants de différentes filières, des professionnels, et des anciens élèves, élargissant ainsi son réseau.
• Vivre des expériences concrètes : L’organisation d’événements, la gestion de budgets et la coordination d’activités fournissent une expérience pratique qui est valorisée sur le marché du travail.
• Renforcer sa confiance en soi : Prendre des responsabilités et réussir à organiser des événements renforce la confiance en ses capacités.
• Créer de souvenirs inoubliables : Participer à la vie étudiante et contribuer à des moments forts de l’année crée des souvenirs durables et enrichissants.

Bonus : L’expérience acquise dans un BDE est une excellente expérience à mettre dans son CV, démontrant son engagement, son sens de l’initiative et ses compétences acquises dans la gestion des différents projets.

Budget et Financement

Gestion du budget et des ressources financières

La gestion du budget est une compétence essentielle car elle permet la réalisation des projets et des événements tout en maintenant une bonne santé financière. Un budget bien géré permet de planifier efficacement les dépenses et de s’assurer que toutes les activités sont financées de manière adéquate. Voici les principales étapes de la gestion budgétaire pour un BDE :

1. Établir un budget prévisionnel : Au début de l’année, le BDE doit créer un budget prévisionnel qui détaille les revenus et les dépenses anticipées. Cela inclut les coûts des événements, les achats de matériel, les frais de communication, etc.
2. Effectuer un suivi régulier des finances : Il est crucial de tenir à jour les comptes et de suivre les dépenses et les recettes en temps réel. Cela permet d’éviter les surprises désagréables et de réagir rapidement en cas de besoin.
3. Veiller à une bonne répartition des fonds : Il vous faut décider de comment allouer les ressources disponibles. Par exemple, une part importante du budget peut être dédiée à l’organisation des événements clés de l’année, comme les soirées ou les week-ends d’intégration.
4. La transparence financière : Une communication claire et régulière sur l’état des finances avec les membres du BDE et les étudiants renforce la confiance et assure une gestion transparente.

Sources de financement

Pour financer ses activités, un BDE peut s’appuyer sur diverses sources de revenus :

• Cotisations des étudiants : Les étudiants peuvent payer en début d’année une cotisation annuelle qui contribue directement au financement des activités.
• Partenariats et sponsors : Il est possible d’établir des partenariats avec des entreprises locales ou nationales qui offrent des financements en échange de visibilité ou de services. Cela inclut les bars, restaurants, magasins, et autres entreprises qui bénéficient d’un accès direct aux étudiants.
• Subventions : Les établissements d’enseignement supérieur et les collectivités locales peuvent offrir des subventions pour soutenir les projets étudiants.
• Ventes et événements : Organiser des ventes de produits dérivés (t-shirts, goodies) ou des événements payants (afterwork, soirées) permet de générer des fonds supplémentaires.
• Crowdfunding : Pour des projets spécifiques, le BDE peut lancer des campagnes de financement participatif pour mobiliser les étudiants, les anciens élèves et d’autres soutiens.

Communication et promotion

Dans le monde hyperconnecté d’aujourd’hui, la communication est la clé du succès. Les réseaux sociaux sont des outils indispensables pour promouvoir les événements et créer un lien solide avec la communauté étudiante. Utiliser efficacement ces plateformes permet de maximiser la visibilité et l’engagement des élèves.

Les plateformes comme Facebook, Instagram, Twitter, et TikTok sont idéales pour partager des informations, des photos, et des vidéos des événements à venir. Elles permettent également d’interagir directement avec les étudiants en répondant à leurs questions et en prenant en compte leurs suggestions.

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Pour conclure, le bureau des étudiants est bien plus qu’une simple association étudiante. Grâce à une organisation rigoureuse, une communication efficace, et une gestion financière exemplaire, le BDE joue un rôle crucial dans l’intégration, l’animation et la cohésion de la communauté étudiante.

En rejoignant ou en créant un BDE, vous développez des compétences précieuses, tissez des liens forts, et laissez une empreinte durable sur votre école ou université. Chaque événement organisé, chaque projet mené à bien, est une occasion de marquer les esprits et de créer des souvenirs impérissables.

Bonne chance à tous les futurs membres de BDE ! Pour vous accompagner dans l’organisation de vos événements découvrez notre agence.

Auteur: Nathan TZIDIKMANN