Salut aux futurs organisateurs de week-ends d’intégration ! Vous retrouverez dans cet article tous nos conseils pour organiser votre WEI en toute sérénité. En tant que BDE c’est vous qui avez la charge d’organiser l’événement le plus important de l’année. Pour tous vos étudiants, le WEI est un moment clé de leur vie étudiante. En plus de l’expérience qu’ils s’apprêtent à vivre, c’est l’occasion pour eux de se revoir ou de se rencontrer après la rentrée. Pour votre association il s’agit d’une expérience de taille mais infiniment enrichissante. Cet événement est aussi un enjeu pour votre école car un grand nombre d’élèves vont y participer. La réussite et la bonne gestion du week end est donc la priorité pour les membres du bureau.
Avant que votre séjour ne commence, réunissez l’équipe encadrante au complet afin de planifier votre événement. Commencez par définir le programme du séjour étape par étape ainsi que les rôles de chaque membre de l’association. Le partage des informations est primordial pour assurer une bonne communication et une bonne gestion.
Pensez à l’hébergement, aux animations, aux repas, à la sécurité, à la sensibilisation à la consommation d’alcool et aux violences sexuelles, au budget et à la logistique. Tous ces sujets sont incontournables pour un événement bien organisé et géré avec sérénité.
Astuce : Prévoyez le froid et la pluie, la période septembre-octobre
Enfin, impliquez au maximum les participants en partageant des sondages afin de coller au mieux à leurs attentes. Une fois tous ces points réalisés, vous pouvez donner vie à votre projet.
Ce moment sera l’événement festif de l’année ! Il sera pour les nouveaux arrivants l’occasion de s’intégrer et pour les anciens de partager de nouveaux souvenirs.
Les étudiants adorent l’inattendu ! Intégrez des activités originales et organisez des jeux collectifs. Lancez des défis amusants, organisez des soirées à thème, et soyez innovants. Mélangez les promotions afin de permettre aux étudiants de première année de rencontrer les générations antérieures. Rien de tel qu’un moment festif pour créer du lien.
Plus c’est unique, plus vos participants se souviendront de ce WEI.
La communication avant, pendant et après votre événement est un élément clé de la réussite des événements festifs.
Avant : Anticipez votre campagne de promotion, fixez vos objectifs et réalisez un plan de communication. Utilisez tous les canaux disponibles pour promouvoir votre événement. Affiches percutantes, réseaux sociaux : attirez l’attention. Pour vous assurer un grand nombre de participants au sein de votre école, donnez leur des informations précises sur les dates et la destination. Si vous ne souhaitez pas donner le nom du camping vous pouvez toujours indiquer des indices.
Pendant : Utilisez les réseaux sociaux pour communiquer en temps réel avec vos participants et leur permettre d’échanger des images. Utilisez ces outils pour que votre WEI devienne une véritable expérience de partage.
Après : Centralisez les contenus photos et vidéos récupérés par les participants. Utilisez-les dans votre stratégie de communication pour les semaines qui suivent. Ainsi, vous pourrez graver ces moments de cohésion et les faire découvrir aux futures promotions de votre campus.
Le succès repose sur une logistique impeccable. Commencez par prendre connaissance du lieu. Définissez les différents postes et mobilisez vos équipes. Sécurité, secours, animations, soirées, repas, bar, nettoyage…etc. Vous aurez besoin d’une équipe volontaire et soudée. Organisez des rondes, assignez des responsabilités pour que tout se déroule comme prévu. Créez des binômes entre les encadrants expérimentés et ceux pour qui c’est une première. Enfin, prévoyez un canal de communication entre organisateurs afin de centraliser et clarifier les informations.
A la fin de votre séjour, pensez à l’environnement, nettoyez les différents espaces du camping. Prévoyez une équipe et mettez les élèves à contribution.
Vous vous apprêtez à accueillir des dizaines voire des centaines de personnes. Vous devez prendre en main l’événement. Pour cela ils vous faut une équipe responsable et réactive chargée de définir le cadre du séjour. Les journées mais surtout les soirées étudiantes sont très animées. Les risques sont importants et vous devez prendre soin de vos étudiants.
Vous aurez besoin d’encadrants motivés avec qui vous pouvez assurer un partage des tâches et donc une gestion optimale de votre événement. Leur énergie positive motivera les participants, contribuera à la bonne ambiance et au respect du cadre que vous aurez fixé.
Si vous suivez ce guide, vous serez prêts à organiser un weekend d’intégration inoubliable. Gardez à l’esprit que l’essence de cet événement réside dans les étudiants, leur énergie et leur enthousiasme. C’est le moment propice pour créer du lien et faire des rencontres au sein de votre école . En intégrant des activités originales, en communiquant efficacement avec créativité et en assurant une logistique sans faille, vous êtes sur la voie d’un weekend exceptionnel. Alors, unissez vos forces, mobilisez votre équipe, et ensemble, créons des souvenirs qui resteront gravés dans les esprits jusqu’à la prochaine année scolaire et encore après.
Nous vous accompagnons dans la construction de votre projet de WEI, consultez notre page WEI/WED.
