Salut les organisateurs ! Avec près de 10 années d’expérience dans l’organisation d’événements étudiants, ZE Trip vous donne aujourd’hui ses conseils pour assurer la sécurité de vos participants.
Dans quelques temps, en tant que BDE, vous aurez la grande responsabilité d’organiser votre wei. Ce voyage est un événement marquant l’année pour toute votre école. Il s’agit d’un projet de taille qui nécessite une réelle préparation. Nous vous donnerons dans cet article les clés pour assurer la sécurité de vos participants.
Organiser un wei, ça commence par choisir un lieu adapté à ce type d’événement. Faites vos recherches sur les infrastructures de votre destination.
Lorsque vous arrivez sur le lieu de l’événement prenez connaissance des informations du lieu auprès de votre réceptif ou de l’équipe du camping. Procurez-vous un plan du camping et indiquez dessus les bungalows ou mobil-homes qui vous ont été attribués. Mieux vous connaîtrez le site, plus votre gestion sera facilitée.
N’oubliez pas que lorsque les étudiants arrivent, ils ne connaissent pas le lieu. Ils ne connaissent donc pas la configuration du site et les zones à risque. Informez votre équipe encadrante et vos participants avant leur arrivée, ainsi vous réduisez considérablement le risque d’accidents.
Plusieurs exemples de zones à risque : accès à la route, terrain accidenté, fossés, local électrique, bords de lac, espaces non éclairés…etc.
Commencez par déterminer un moyen de communication unique entre les différents membres de l’équipe pour qu’ils aient à chaque instant le même niveau d’information. Vous pouvez utiliser un canal Whatsapp ou des talkies walkies. Plus la communication entre les membres de votre association sera fluide et plus votre encadrement sera simple.
Mettez en place un planning clair avec des rôles pour chacun. Nommez des responsables de pôles afin de limiter le nombre d’interlocuteurs et ainsi éviter les doublons d’informations et les quiproquos. Vous aurez tous besoin de repos, prévoyez que votre répartition permette à chacun de contribuer à l’organisation et de profiter de l’événement.
Soyez également vigilant concernant la restauration, certains peuvent avoir des intolérances ou des allergies. Demandez aux participants de remplir une fiche de renseignement au début du séjour pour éviter tout problème avec les repas.
En clarifiant votre communication, vous faciliterez grandement la gestion de l’ensemble des tâches et des imprévus.
Lors des soirées, les participants sont répartis entre la salle de soirée et leurs logements. Pour que rien ne vous échappe, prévoyez des binômes qui patrouilleront dans les différents espaces de l’événement. Leur rôle est de s’assurer que tout se passe bien, que les règles du camping sont respectées et que chacun est en sécurité.
En fin de soirée, il est essentiel de mobiliser une partie de l’équipe encadrante pour veiller à ce qu’aucun participant ne soit isolé ou perdu. Il faut également veiller au bien être de chacun en s’assurant que personne n’est en danger.
Vous n’êtes pas seul ! Vous avez à vos côtés des prestataires dont le rôle est de vous aider à gérer votre événement. A leur arrivée sur le camping, prenez contact avec eux et échangez vos coordonnées.
Le rôle des agents de sécurité :
Le travail de l‘équipe de sécurité consiste à faire des rondes de surveillance afin qu’aucun intru ne pénètre sur le site et que les participants ne sortent pas de l’enceinte de l’événement et n’aillent pas dans les zones à risques.
Ils ont aussi pour mission d’éviter tout débordement et de faire respecter les différentes règles du site : volume sonore, respect des infrastructures et du matériel mit à disposition et l’accès des zones interdites.
L’agent de sécurité est un professionnel en gestion d’événements. Cela lui permet de contenir les éventuels conflits entre étudiants et de vous prêter main forte en fin de soirée pour raccompagner vos participants à leur logement.
Le rôle des secouristes :
Leur travail consiste à effectuer des rondes de surveillance afin d’assurer qu’aucun participant n’est en danger ou isolé. Ils installent un poste de secours dans lequel chacun peut se rendre à tout moment en cas de blessures et de problèmes de santé.
Les secouristes ont également un rôle de conseil et d’accompagnement auprès des participants. En plus de les rassurer, ils peuvent également les sensibiliser aux risques liés à la consommation d’alcool et de stupéfiants.
Avant votre séjour, l’organisme de secours doit déclarer l’événement auprès de l’hôpital le plus proche afin d’assurer une réactivité des services de secours en cas de besoin.
Communiquez avec eux et informez bien vos participants qu’ils peuvent à tout moment solliciter les agents de sécurité et de secours. Leur rôle est de rendre le weekend aussi sûr que possible.
Un weekend qui se passe bien c’est surtout une équipe organisatrice qui encadre et qui est consciente des risques liés à la consommation d’alcool. Les étudiants et étudiantes trop jeunes ne doivent pas boire d’alcool. Le rôle de l’équipe chargée du service au bar est aussi de veiller à ce qu’aucun mineur n’y ait accès.
L’équipe doit aussi rester vigilante à l’état des personnes qu’elle sert afin que personne ne se mette en danger. En mettant en place des quarts d’heure water régulier, vous profitez de ces moments pour faire redescendre le niveau d’alcool dans la soirée et veiller à ce que tout reste sous contrôle.
En fin de soirée, ayez toujours une équipe dédiée pour raccompagner les participants dans leur logement. En prenant cette précaution vous éviterez que des étudiants ne se perdent ou ne s’endorment à l’extérieur.
On adore faire la fête, mais rappelons à tous que la modération est le secret d’un weekend d’intégration réussi. Plutôt que des lendemains difficiles, encouragez des moments festifs tout en restant responsables. Tout le monde en sortira gagnant !
Avant même le début de votre week end et l’accueil des étudiants, mettez en place deux canaux de communication, un entre membres du BDE et un pour communiquer auprès de vos participants.
La communication entre membres de BDE joue un rôle essentiel dans la gestion de votre séjour. Disposer d’un canal de communication unique vous permet de centraliser les informations en temps réel. En guise d’exemple, si un participant se sent mal, passez le message afin qu’il soit ramené dans son bungalow. Une fois cela fait, indiquez le aux autres ainsi vous pourrez vous organiser pour passer régulièrement voir si il va bien.
La communication auprès de vos étudiants et étudiantes vous permet de leur transmettre en temps réel toutes les informations essentielles au déroulement de votre séjour. Horaire des repas, de la soirée, des animations ou encore les zones dangereuses, maintenez vos étudiants au même niveau d’information.
En transmettant les informations en temps réel à votre équipe vous augmentez considérablement leur réactivité et donc la résolution des imprévus. En informant vos participants vous simplifiez la gestion de votre événement et vous limitez les risques liés à la méconnaissance.
Préparez en amont de votre événement un kit de premiers secours comportant : des pansements, un antiseptique, des bandages…etc. Il arrive qu’un étudiant se blesse légèrement lors des activités. En vous prévenant de cela vous pourrez réagir rapidement et éviterez les trajets superflues.
En conclusion, vous vous apprêtez à organiser un des plus gros événements de l’année pour votre école. Cela implique que vous devez prévoir un cadre sécuritaire pour l’ensemble de vos étudiants. En suivant ces conseils vous anticipez les différents imprévus et vous serez en mesure de régir.
L’accompagnement d’une agence spécialisée passe par le conseil et le partage d’expériences. Nous sommes à votre écoute ! Pour en apprendre plus sur notre équipe et nos engagements consultez notre page à propos
