Organiser un WEI, c’est prendre en charge la sécurité de dizaines voire de centaines d’étudiants pendant 48 à 72 heures. Une responsabilité que beaucoup de BDE sous-estiment jusqu’au jour J. Forts de 10 ans d’expérience dans l’organisation d’événements étudiants, voici les 7 piliers d’une sécurité WEI BDE solide, que vous soyez en France ou à l’étranger.
1. Connaître le lieu sur le bout des doigts
La sécurité commence avant l’arrivée des participants. Dès que vous accédez au site, procurez-vous un plan du camping ou du domaine et identifiez toutes les zones à risque :
- Accès directs à la route
- Terrains accidentés, fossés, dénivelés
- Locaux électriques
- Bords de lac ou de plan d’eau
- Zones non éclairées la nuit
Partagez ces informations avec toute votre équipe encadrante avant l’arrivée du groupe. Les étudiants ne connaissent pas le site : votre rôle est de compenser cette méconnaissance dès le premier moment.
2. Structurer l’équipe organisatrice
Une équipe mal organisée génère des failles de sécurité. Quelques règles simples qui changent tout :
- Un canal de communication unique : WhatsApp ou talkies-walkies pour que tous les membres aient le même niveau d’information en temps réel
- Des responsables de pôles : un référent par secteur (soirée, hébergement, restauration, sécurité) pour éviter les doublons et les quiproquos
- Un planning avec des rotations : chacun doit pouvoir se reposer. Une équipe épuisée est une équipe moins réactive
- Une fiche de renseignement pour chaque participant : allergies, intolérances, traitements médicaux en cours, contact d’urgence
3. Mettre en place un système de rondes
Pendant les soirées, les participants sont dispersés entre la salle de fête et les logements. Organisez des binômes qui patrouillent en rotation dans tous les espaces du site. Leur mission :
- Vérifier que les règles du camping sont respectées (bruit, accès aux zones interdites)
- S’assurer qu’aucun participant n’est isolé, perdu ou en difficulté
- Faire le lien avec les secouristes en cas de problème identifié
En fin de soirée, mobilisez une équipe dédiée pour raccompagner les participants à leurs logements. C’est le moment où les incidents sont les plus fréquents.
4. S’appuyer sur des prestataires de sécurité et de secours
Vous n’êtes pas seuls. Des professionnels sont là pour vous épauler. Échangez vos coordonnées avec eux dès leur arrivée sur le site et intégrez-les à votre organisation.
Les agents de sécurité :
- Surveillance du périmètre (entrées, sorties, zones interdites)
- Prévention et gestion des conflits entre participants
- Renfort en fin de soirée pour raccompagner les participants
Les secouristes :
- Poste de secours accessible à tout moment pour blessures et problèmes de santé
- Rondes de surveillance pour détecter les participants en difficulté
- Sensibilisation aux risques liés à l’alcool et aux stupéfiants
- Déclaration préalable de l’événement auprès de l’hôpital le plus proche pour garantir une réactivité optimale des secours d’urgence
Informez clairement vos participants que ces professionnels sont disponibles à tout moment et que s’y adresser n’est jamais une mauvaise idée. Pour connaître les obligations légales liées aux événements associatifs, consultez les ressources de service-public.fr.
5. Encadrer la consommation d’alcool
C’est le point le plus sensible de la sécurité WEI BDE. Quelques règles non négociables :
- Aucun alcool aux mineurs : l’équipe bar doit vérifier les âges et refuser tout service à un mineur, sans exception
- Surveillance de l’état des participants : ne pas servir quelqu’un qui est visiblement en difficulté
- Quarts d’heure water réguliers : imposez des pauses « eau uniquement » pendant les soirées pour faire redescendre la tension et le niveau d’alcoolémie général
- Équipe de fin de soirée : toujours prévoir du monde disponible pour raccompagner les participants à leur logement et s’assurer que personne ne s’endort dehors
6. Soigner la communication
Deux canaux distincts sont indispensables :
- Canal interne BDE : pour coordonner l’équipe en temps réel. Si un participant se sent mal, le message part immédiatement à tous les membres pour qu’ils puissent s’organiser en conséquence.
- Canal participants : pour diffuser les informations pratiques en temps réel (horaires des repas, programme, zones à éviter, numéros d’urgence). Un groupe WhatsApp suffit.
Une bonne communication réduit les risques liés à la méconnaissance et accélère la réactivité en cas d’imprévu.
7. Préparer un kit de premiers secours
Même avec des secouristes sur place, un kit de base accessible à l’équipe organisatrice est indispensable pour les petits incidents du quotidien :
- Pansements et bandes
- Antiseptique
- Couverture de survie
- Thermomètre
- Liste des numéros d’urgence : 15 (SAMU), 18 (pompiers), 112 (urgences européennes)
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